AJI安杰觀點：

所謂的極致服務常常展現的是對細節的觀察與執行，越小細節就越能展現物業管理的專業服務， AJI安杰物業在此推薦現代物業雜誌好文，物業產業在執行中同時也產出大量文件，舊時代的紙本作業常常花費較長的搜尋時間，也容易遺失文本，若能透過本文參考檔案分類管理與適度數位化作業，相信能為公司建立更有效率的作業環境。

文章來源：現代物業雜誌

由於其不動產的特點，物業的管理跨越時間長，變數也多，使得建立和規範使用檔案成為物業管理工作中不可或缺的一部分。然而，在物業管理檔案的建立和日常管理的過程中，管理者卻經常遇到查詢困難、內容缺失嚴重、借閱混亂等問題。在此，筆者結合實際工作，對物業管理檔案的建檔、分類、使用方法進行了歸納整理，希望能給物管同行帶來幫助。

物業管理檔案的作用

物業管理檔案主要有兩個作用。其一是憑證。憑證作用是物業管理檔案最基本的特點，由其形成過程及內容決定，是使檔案優於其他各種物業管理資料的一種作用。通常物業管理檔案的內容從當時直接使用的文件轉化而來，文件中保留著真實確切的時間標記。如果某業主搞裝修設計時無法確認承重牆、柱的位置，物管即可通過查閱該房屋原始圖紙幫助業主確認承重結構。 

其二是參考，物業管理檔案是事實、數據和經驗的記錄，是真實的可靠的原始資料，既為同一項目不同時期的情況提供比較參考，也為同時期的不同項目之間提供參照。如在年底確定某物業項目下一年度共用及公共水電費使用指標時，通常將同一項目過去幾年的數據和同類型項目的本年度數據作為參考，並結合項目下一年度管理進行確定。 

檔案的建立 

形式上，物業管理檔案分為電子檔案和紙質檔案，電子檔案的特點是方便查詢，紙質檔案的特點是可作為有效憑證。內容上，物業管理檔案分登記表格、簽收資料、會議文件、合同文書、照片、電子記錄等。類別上，物業管理檔案分業主檔案、維修檔案、圖紙檔案、會計檔案、合同協議、報事檔案、員工檔案等。對於建立業主檔案，筆者的經驗是主要按資料類別進行整理歸類，具體由入夥資料、裝修資料、維修資料及其他資料組成。 

業主檔案中的入夥資料一般由6份資料組成，即《入夥通知書》、《入夥資料簽收單》、《前期物業服務協議》、《業主情況登記表》、《管理規約》和《物業驗收交接表》。該6份資料屬業主檔案中的必備資料。 業主檔案中的裝修資料由5份資料組成，即《裝修申請登記表》、《裝修試水錶》、《裝修巡查記錄表》、《違章報告》和《違章整改通知書》。通常該5份資料視物業情況而異，如精裝修物業，即不存在以上資料。 業主檔案中的維修資料分“保修期內維修資料”和“維修資金維修資料”。保修期內的維修資料由《工程維修聯繫單》和《維修檔案備忘表》組成。啟用維修資金維修物業的相關資料則相對較多較雜，主要有《工程維修聯繫單》、《維修備忘表》、《維修申請書》、《維修資金申請委託書》、《業主身份證複印件》、《業主房產證複印件》、《維修預算公示》、《施工合同》、《維修工程施工方案》、《業主簽名表》、《業主簽名達標證明》、《維修資金首付款收據》、 《維修資金使用預算表》、《維修資金使用申請表》、《工程維修驗收證明》、《漏水及維修照片》、《驗收報告》、《維修資金使用結算明細表》、《尾款收據》、《維修資金使用結算表》等20份資料組成。其他資料有《催費通知單存根聯》、《律師函》、《協調記錄》等。 無論是業主檔案，還是圖紙檔案或其他檔案，通常在建檔前，就必須明白各類檔案的內容，即各類檔案中必須存在和可能存在的資料到底有哪些？只有搞明白各類檔案資料的內容，才能使檔案在建立起來之後分類清晰。 

檔案的使用 

建立物業管理檔案最終的目的是為管理服務，即方便管理。從檔案本身的作用來說，無論是憑證作用還是參考作用，都需要通過查詢才能得到體現。筆者認為須從以下兩個方面規範物業管理檔案的使用管理。 

建立方便查詢的電子檔案 

物業管理檔案的管理屬於一項時間跨度較長的工作。如同一時期的物業項目，有的業主裝修入住已經幾年了，有的業主卻還沒有交房；有的業主首次裝修還沒有進行，有的業主卻要進行二次裝修。特別是一些有關時間或數據性的資料，倘若每次都必須翻閱紙質檔案進行查詢，不僅浪費時間，而且也不利於紙質檔案的保存（經常翻閱紙質資料，勢必造成紙質資料的破損）。因此，在建立紙質檔案的同時，還需建立方便查詢的電子檔案。以物業的圖紙資料為例，當某部門（人員）需要藉閱相關圖紙時，我們可以通過電腦查詢圖紙檔案的保存狀況、位置後，再進行下一步工作，如查詢結果是“未移交”或“已借出”，自然就無需到檔案櫃中搜羅圖紙了。 

物管企業建電子檔案，一般有兩種方式。一種是物業管理軟件的形式，即物業軟件中包含電子檔案的內容，我們只需在每日工作中按程序進行錄入就可以了；還有一種是普通“Excel”表格的形式，即首先我們根據工作的特點和要求，對“Excel”表格進行必要的設置，然後再逐一錄入。 

規範借閱程序 “三分建、七分管”，這個道理在物業管理檔案管理工作中同樣受用。“七分管”主要是指檔案的借閱管理。筆者認為需做到“有審批、有記錄、有整理”。所謂有審批，即確保檔案管理工作集中統一，要搞清楚借閱的對象；有記錄就是確保檔案借閱工作手續齊全，要隨時知曉檔案資料的去向；有整理，即定期不定期對檔案進行整理，例如相關部門或人員歸還檔案後，要及時將檔案資料進行歸位，方便下一次借閱使用。